conceptor-bolig

Åpenhetsloven

1. juli 2022 trådte Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) i kraft. Loven skal – sammen med andre tiltak – bidra til Norges arbeid med å møte FNs bærekraftmål nr. 8 om anstendig arbeid og økonomisk vekst og mål nr. 12 om ansvarlig forbruk og produksjon.

I den forbindelse har styret fastsatt Conceptor Bolig AS sin plan for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.

Videre har selskapet egne etiske retningslinjer for leverandører og vil følge opp dette arbeidet fremover.

  1. Åpenhetsloven
  2. Plan for hvordan aktsomhetsvurderinger i Conceptor Bolig AS skal utføres
  3. Rutine i Conceptor Bolig AS for håndtering av informasjonsplikten
  4. Etiske retningslinjer for Conceptor Bolig AS sine leverandører


For ytterligere spørsmål kontakt våre ansatte.

Conceptor Bolig AS sin plan for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger 


Innledning

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) trådte i kraft 1. juli 2022. Åpenhetsloven skal – sammen med andre tiltak – bidra til Norges arbeid med å møte FNs bærekraftmål nr. 8 om anstendig arbeid og økonomisk vekst og mål nr. 12 om ansvarlig forbruk og produksjon.

Conceptor Bolig AS forplikter seg til å overholde pliktene som angis i åpenhetsloven.

Arbeidet med bærekraft er en pågående prosess der vi sikter mot kontinuerlig forbedring.  Åpenhetsloven pålegger oss å utføre aktsomhetsvurderinger, og Conceptor Bolig baserer sitt system for aktsomhetsvurderinger på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

Aktsomhetsvurderingene skal sette oss i stand til å identifisere, prioritere og håndtere negative virkninger på mennesker i våre verdikjeder, enten de oppstår direkte i vår virksomhet eller indirekte gjennom våre leverandører eller forretningspartnere.

Conceptor Bolig har valgt å løse dette på følgende måte:

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer

Vi har utarbeidet etiske retningslinjer som samsvarer med kravene stilt i åpenhetsloven. De etiske retningslinjene skal gjelde for leverandører og ansatte i Conceptor Bolig AS med tilhørende datter- og søsterselskaper. De etiske retningslinjene er godkjent av Conceptor Boligs styre. Det er lagt inn krav om hvordan vi skal forholde oss til vår leverandørkjede og forretningspartnere.

Vi arbeider kontinuerlig med å sørge for en ansvarlig leverandørkjede i alle ledd. Conceptor Bolig krever at samtlige leverandører skal signere Conceptor Boligs etiske retningslinjer for leverandører. Vi vil arbeide for at våre leverandører og underleverandører har prinsipper og prosedyrer på plass for å aktivt forebygge og håndtere brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi skal også gjennomgå de generelle kontraktsvilkårene med våre leverandører.

Vi vil fremover arbeide med å få implementert våre etiske retningslinjer, og gjøre dem kjent i egen virksomhet og hos våre leverandører og underleverandører. Ved innkjøp av varer og tjenester vil det gjøres risikovurderinger basert på blant annet geografi og bransje. Vi vil etterspørre leverandørens ivaretakelse av sine forpliktelser vedrørende menneske- og arbeidstakerrettigheter. Dette gjøres på tilbudsstadiet, i avklaringsmøter og eventuelt i kontrakt. I de tilfeller hvor vi opplever usikkerhet, vil vi gjennomføre intervjuer og revisjoner av leverandøren og deres produkter og tjenester.


2. Kartlegge og vurdere negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede eller forretningspartnere

Ved kartleggingen vil vi bruke tilgjengelig informasjon om våre leverandører og forretningspartnere, type industri/bransje, kvalifiseringsordninger/sertifiseringer, produksjonsland, produkter og tjenester som skal leveres og leverandøravhengighet (størrelsen på våre innkjøp) for så å vurdere disse faktorene opp mot land- og produktrisiko.

I tilfeller hvor det er en høyere risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter, skal vi innhente ytterliggere informasjon om leverandørens arbeid, prosedyrer og krav knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Conceptor Bolig vil gjennomføre risikovurderinger med hensyn til risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Ved vurderingen av land- og produktrisiko vil vi bruke informasjon fra følgende kilder:

Basert på dette arbeidet vil vi kategorisere våre leverandører og forretningspartnere i kategorier for grønn, gul eller rød risiko, som danner grunnlaget for videre oppfølging og overvåking. Ved gul eller rød risiko vil vi gjøre ytterligere vurderinger og iverksette eventuelle tiltak.


3. Forebygge, redusere eller stanse negativ påvirkning/skade

Conceptor Bolig skal forebygge, redusere eller stanse brudd på menneske- og arbeidsrettigheter.

Eventuelle avvik i egen virksomhet vil vi rette opp selv. Dersom det forekommer avvik hos en leverandør eller forretningspartner, vil det vurderes nærmere hvilke tiltak som er egnet basert på type brudd og avhengig av Conceptor Boligs innflytelse i det enkelte tilfelle. Vi skal følge opp at forbedringstiltak blir gjennomført og opprettholdt.

Vi skal fremover samarbeide med andre organisasjoner og selskaper innen bygge- og eiendomsbransjen for å få innlemmet det forebyggende arbeidet i våre felles leverandørers internkontroll og bidra til at det implementeres felles standarder/internkontroll/sertifiseringsordninger i bransjen.


4. Overvåke gjennomføring og resultater

Vi vil overvåke tiltakene som iverksettes for å se om det gir ønsket resultat eller om det er nødvendig med ytterligere oppfølging. Conceptor Bolig vil alltid prioritere arbeidet basert på en risikobasert tilnærming.

Vi vil utarbeide planer og gjennomføre stedlig tilsyn hos utvalgte leverandører for å påse at de følger våre etiske retningslinjer, dersom det viser seg nødvendig.


5. Kommunisere

Conceptor Bolig skal kommunisere og rapportere om arbeidet med aktsomhetsvurderinger. En årlig redegjørelse vil bli offentliggjort på vårt nettsted innen utgangen av 30. juni hvert år. 

Våre etiske retningslinjer – samt dette dokumentet – vil være tilgjengelig på vårt nettsted.

Vi skal besvare spørsmål som kommer innen de fastsatte fristene i åpenhetsloven.


6. Gjenoppretting

Dersom det oppstår avvik i egen virksomhet, vil vi rette opp disse selv.

Vi vil ellers bruke vår innflytelse og kontraktbetingelser til at avvik avdekket andre steder i verdikjeden rettes opp.

Åpenhetsloven - rutine for håndtering av informasjonsplikten


Lovgrunnlag

Etter § 6 i åpenhetsloven har enhver ved skriftlig forespørsel rett på informasjon fra en virksomhet om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter lovens § 4 (plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger). Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.

Et krav om informasjon kan avslås dersom

a. kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder
b. kravet er åpenbart urimelig
c. den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold
d. den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår.

Retten til informasjon om faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som virksomheten er kjent med, gjelder uavhengig av begrensningene i annet ledd.

Retten til informasjon omfatter ikke personopplysninger, informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven.

§ 7 i åpenhetsloven sier at informasjon etter § 6 skal gis skriftlig og være dekkende og forståelig.

Virksomheten skal gi informasjon innen rimelig tid og senest innen tre uker etter at informasjonskravet er mottatt. Dersom mengden eller typen informasjon som etterspørres, gjør det uforholdsmessig byrdefullt å besvare informasjonskravet innen tre uker, skal informasjonen gis innen to måneder etter at kravet er mottatt. Virksomheten skal da senest innen tre uker etter at informasjonskravet er mottatt, opplyse informasjonssøkeren skriftlig om forlengelsen av fristen, grunnene til forlengelsen, og når informasjonen kan ventes.

Dersom virksomheten avslår et informasjonskrav, skal virksomheten informere om det rettslige grunnlaget for avslaget, adgangen og fristen for å kreve nærmere begrunnelse for avslaget og om Forbrukertilsynet som tilsyns- og veiledningsorgan.

Den som får avslag på et informasjonskrav, kan innen tre uker fra avslaget ble mottatt, kreve å få en nærmere begrunnelse for avslaget. Begrunnelsen skal gis skriftlig, snarest mulig og senest innen tre uker etter at kravet om nærmere begrunnelse ble mottatt.


Intern behandling av informasjonskrav

Alle informasjonskrav skal uten opphold videreformidles til selskapets kommunikasjonsdirektør, som er ansvarlig for at alle henvendelser blir besvart i henhold til bestemmelsene i åpenhetslovens §§ 6 og 7.

Ved mottak av informasjonskrav skal det foretas en vurdering av om kravene for å be om informasjon er oppfylt. Dersom kravene ikke er oppfylt, skal det gis et begrunnet avslag.

Dersom kravene er oppfylt, skal kommunikasjonsdirektøren uten opphold videreformidle informasjonskravet til rette vedkommende i Conceptor Bolig. Fristen for å utarbeide utkast til svar er 14 dager etter at Conceptor Bolig mottok informasjonskravet.  Utkast til svar skal deretter forankres hos administrerende direktør.  Når dette er utført, sendes svaret til informasjonssøkeren.

Dersom det viser seg at informasjonskravet ikke kan besvares innen tre uker, skal informasjonssøkeren informeres skriftlig om dette.

Svar undertegnes av kommunikasjonsdirektør.

Det føres logg over mottatte informasjonskrav. Loggen skal vise dato for mottak av informasjonskravet, avsender, kanal (brev, e-post, nettside, Facebook, m.m.), hva informasjonskravet gjelder, hvem som har utarbeidet svaret og dato for svar. 

Logg skal være tilgjengelig på Conceptor Bolig sin Sharepoint plattform og alle informasjonskrav og svar lagres på samme plattform.

Conceptor Bolig AS sine etiske retningslinjer for leverandører

A. Innledning

Conceptor Bolig AS forplikter seg til å respektere universelt anerkjente prinsipper om menneskerettigheter, arbeidsrettigheter og kampen mot korrupsjon. Dette innebærer også å bygge bærekraftige relasjoner med våre leverandører. 

Conceptor Boligs etiske retningslinjer er blitt vedtatt for å sikre at våre leverandører er klar over - og respekterer – våre forventninger og holdninger til et bærekraftig samfunn. Våre etiske retningslinjer dekker områdene menneskerettigheter, arbeidsrettigheter og antikorrupsjon.

Conceptor Boligs etiske retningslinjer er basert på FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter, ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet og FNs konvensjon mot korrupsjon.

De etiske retningslinjene gjelder for alle leverandører og underleverandører, uavhengig av nivå, som leverer produkter og/eller tjenester til Conceptor Bolig. Dette inkluderer leverandørenes og dets underleverandørers ansatte og konsulenter, uavhengig av ansettelsesform.

Leverandørene er ansvarlig for å holde seg oppdatert om eventuelle endringer i de etiske retningslinjene. Conceptor Bolig vil legge ut endringer eller oppdateringer av retningslinjene på vårt nettsted.

Conceptor Bolig vil kontinuerlig arbeide for å forbedre egen policy og praksis som kan bidra til at leverandørene etterfølger våre etiske retningslinjer.

Conceptor Bolig AS sine etiske retningslinjer for leverandører gjelder også for ansatte i Conceptor Bolig AS Konsern.

Conceptor Bolig AS sitt styre har godkjent disse retningslinjene.


B. Prinsipper

Våre leverandører skal levere varer og tjenester til Conceptor Bolig som er produsert i overensstemmelse med retningslinjene. Leverandørene skal også videreformidle og følge opp retningslinjene hos sine underleverandører.

På oppfordring fra Conceptor Bolig, eller selskap utpekt av Conceptor Bolig, må leverandøren kunne dokumentere arbeidet som sikrer etterlevelse av våre retningslinjer. Dokumentasjonsplikten gjelder som hovedregel til og med produksjonsstedet for den aktuelle varen, eller det ledd i leverandørkjeden Conceptor Bolig definerer er relevant for hva som kreves for den aktuelle leveransen.

Dersom Conceptor Bolig, eller selskap utpekt av Conceptor Bolig, ønsker å kartlegge underleverandører med hensyn til etterlevelse av retningslinjene, plikter leverandøren å tillate en slik kartlegging og oppgi navn og kontaktopplysninger på disse samt å samarbeide i gjennomføringen av kartleggingen. 

Leverandøren skal ha en varslingsmekanisme tilgjengelig for ansatte for å sende inn anonyme klager. Ansatte skal kunne ta opp bekymringer uten frykt for straff eller gjengjeldelse. Leverandøren skal informere Conceptor Bolig om mistanker om tilfeller av mislighold av noen av kravene angitt i de etiske retningslinjene. Conceptor Bolig forbyr represalier mot noen som varsler eller reiser bekymring for brudd på de etiske retningslinjene. Tilfeller av manglende overholdelse av retningslinjene skal rapporteres til Conceptor Boligs administrerende direktør.

Ved brudd på de etiske retningslinjene skal leverandøren lage en plan for utbedring av manglene. Utbedring skal skje innen rimelig tid. Heving av kontrakt vil skje dersom leverandør, etter gjentagende henvendelser, ikke viser vilje til å rette opp i forholdene.


C. Krav til leverandørkjeden

Conceptor Boligs etiske retningslinjer er basert på internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner og angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde.

Menneskerettigheter og arbeidsrettigheter

1. Diskriminering

Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, kaste, religion, alder, sykdom og uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.

Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.

2. Ytringsfrihet og pressefrihet

Ytringsfriheten og pressefriheten skal respekteres. Alle ansatte skal har rett til å ha meninger uten innblanding, og til å søke og motta informasjon og ideer gjennom alle medier uavhengig av landegrenser.

3. Barnearbeid 

Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med 

a. nasjonal minstealder for ansettelse, eller
b. minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende.  Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO-konvensjon nr. 138, kan dette aksepteres.

Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid.

Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO-konvensjonene nr. 138 og nr. 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

4. Tvangsarbeid/slavearbeid 

Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.

Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

5. Fagorganisering og kollektive forhandlinger

Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre fagorganisering eller kollektive forhandlinger.

Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.

Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.

6. Brutal behandling

Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.

7. Lønn

Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, hvor den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.

Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Alle arbeidere har krav på arbeidsavtale på et språk de forstår. Avtalen skal være forståelig for arbeideren. Avtalen skal minimum inneholde arbeidstid, lønn, overtidsbetaling, oppsigelsestid og utbetalingshyppighet.

Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.

8. Arbeidstid

Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer.

Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager.

Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.

Arbeidere skal alltid ha kompensasjon ved arbeidstidstid over normal arbeidstid, minimum i tråd med gjeldende lover.

9. Ferie, sykefravær og foreldrepermisjon

Ferie, sykemelding og foreldrepermisjon skal tillates og betales i henhold til nasjonal lov eller forskrift.

10. Helse, miljø og sikkerhet

Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.

Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere.

Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også sørge for tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.

Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

11. Marginaliserte befolkningsgrupper

Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av.


Anti-korrupsjon

Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, delta i noen form for korrupt praksis. Leverandøren skal også sørge for at alle forretningspartnere forstår at alle former for korrupsjon er uakseptabel for Conceptor Bolig. Korrupsjon inkluderer, men er ikke begrenset til, følgende handlinger:

1. Bestikkelser 

Oppstår når en person ber om, mottar, aksepterer, tilbyr, betaler, søker eller aksepterer et tilbud eller en utilbørlig fordel eller belønning i forbindelse med vedkommendes stilling, verv eller oppdrag.

2. Utpressing 

En direkte eller indirekte handling for å utnytte sin makt, posisjon eller kunnskap til å kreve ufortjent samarbeid eller kompensasjon som følge av trusler.

3. Tilretteleggingsbetaling

En direkte eller indirekte uoffisiell betaling for å sikre eller fremskynde gjennomføringen av en handling som betaleren har juridisk eller annen rett til.

4. Nepotisme og vennskap

En form for favorisering basert på kjente og bekjente forhold der noen i en offisiell stilling utnytter sin makt og myndighet til å gi en jobb eller tjeneste til et familiemedlem eller en venn, selv om han eller hun kanskje ikke er kvalifisert til dette.

5. Svindel 

Enhver forsettlig eller bevisst handling for å frata noen eiendom eller penger ved bedrag eller andre urettferdige handlinger.

6. Hvitvasking av penger 

Enhver handling eller forsøk på å skjule identiteten til ulovlig innhentede midler slik at det ser ut til å stamme fra legitime kilder.

7. Bevisst feilprising 

Misbruk av internprising (hvordan morselskaper og/eller datterselskaper av samme morselskap - i forskjellige land - etablerer en pris for varer eller tjenester seg imellom) med det formål å unngå eller redusere skatter på tvers av alle enheter.

8. Skatteunndragelse 

Ulovlig manglende betaling eller underbetaling av skatter, vanligvis ved bevisst å gi en falsk erklæring eller ingen erklæring til skattemyndighetene, som for eksempel ved å oppgi mindre inntekt, fortjeneste eller gevinst enn de faktisk opptjente beløpene eller ved å kreve større fradrag enn hva faktisk er berettiget.

9. Markedspåvirkning/-vridning 

Et økonomisk scenario som oppstår ved innføring av pristak, prisgulv eller skattesubsidier i et gitt marked innført av en regjering eller en enkelt virksomhet som har monopol, eller når andre faktorer hindrer fri og åpen konkurranse.



Gaver i forretningsforhold

Leverandøren skal ha en gavepolicy og registreringssystem på plass og sikre ansattes bevissthet om hvilke retningslinjer som gjelder for mottak av gaver i forretningsforhold.


Interessekonflikter

Alle interessekonflikter som kan kompromittere leverandørens troverdighet hos Conceptor Bolig eller eksterne parters tillit til Conceptor Bolig skal unngås. Hvis det oppstår saker som kan oppfattes som en interessekonflikt, skal leverandøren være åpen om dette og opptre ansvarlig.


Konkurranselovgivning

Leverandøren skal respektere og overholde alle gjeldende konkurranselover og skal ikke delta i noen form for karteller, maktmisbruk, ulovlig innkjøpssamarbeid eller markedspåvirkning/-vridning. Leverandøren skal ikke delta i aktiviteter som kan hindre utviklingen av rettferdig konkurranse.


Databeskyttelse og informasjonssikkerhet

Leverandøren skal håndtere konfidensiell informasjon og data med aktsomhet. Informasjonen/dataene skal være hensiktsmessig ivaretatt og kun brukes med det formål å utføre det gjeldende oppdrag/bestilling. Ansatte som kommer i kontakt med konfidensiell informasjon/data skal få forsvarlig opplæring i relevante databeskyttelseslover og -forskrifter.